AVØID / avoidevents.ro

Ultima actualizare: iulie 2026

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care DFM EXCLUSIVE SOUND S.R.L. colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal ale persoanelor care accesează website-ul avoidevents.ro, completează formularele disponibile pe site, solicită înscrierea pe guestlist, efectuează rezervări, achiziționează/primește invitații sau participă la evenimentele organizate sub brandul AVØID.

Această politică este întocmită în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal („GDPR"), Legea nr. 190/2018 și legislația națională aplicabilă.

1. Operatorul datelor cu caracter personal

Operatorul datelor cu caracter personal este:

DFM EXCLUSIVE SOUND S.R.L.

CUI: 52031824

Nr. înregistrare Registrul Comerțului: J2025045480004

Sediul social: Str. Linia de Centură nr. 50, Bl. Q16, Sc. A, Et. 6, Ap. 601, Sat Ștefăneștii de Jos, Comuna Ștefăneștii de Jos, Județul Ilfov, cod poștal 077175

E-mail contact GDPR: contact@avoidevents.ro

Brandul AVØID reprezintă denumirea comercială/identitatea de eveniment sub care sunt organizate evenimentele și nu constituie o persoană juridică distinctă.

2. Ce date colectăm

În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem colecta următoarele date:

a) Date transmise prin formularele de pe website

Prin formularele de tip „Request guestlist", „Reserve a table" sau alte formulare similare putem colecta:

• nume și prenume;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• numărul de invitați / mărimea grupului;
• tipul solicitării;
• preferințe sau observații transmise voluntar;
• orice alte informații introduse de utilizator în câmpurile formularului.

Vă rugăm să nu transmiteți prin formulare date sensibile sau date care nu sunt necesare gestionării solicitării.

b) Date privind accesul la eveniment

Pentru gestionarea accesului la eveniment putem prelucra:

• numele persoanei înscrise pe listă;
• statusul solicitării: aprobată, respinsă, în așteptare;
• invitația/biletul generat prin platforma de ticketing;
• date necesare verificării accesului la intrare.

c) Date tehnice

La accesarea website-ului pot fi colectate anumite date tehnice:

• adresă IP;
• tip browser;
• tip dispozitiv;
• sistem de operare;
• data și ora accesării;
• date colectate prin cookies sau tehnologii similare, conform Politicii de Cookies.

d) Imagine foto/video

În cadrul evenimentelor pot fi realizate fotografii și înregistrări video de ansamblu sau de atmosferă, în scop de documentare, promovare și comunicare publică a evenimentului.

3. Scopurile pentru care prelucrăm datele

Datele personale sunt prelucrate pentru următoarele scopuri:

• primirea și analizarea solicitărilor de înscriere pe guestlist;
• gestionarea rezervărilor de mese;
• confirmarea solicitărilor transmise de participanți;
• transmiterea invitațiilor, confirmărilor sau informațiilor necesare participării la eveniment;
• emiterea invitațiilor/biletelor prin platforme partenere, inclusiv LiveTickets;
• organizarea, administrarea și securizarea accesului la eveniment;
• comunicarea cu participanții înainte, în timpul sau după eveniment;
• gestionarea eventualelor solicitări, reclamații sau incidente;
• promovarea evenimentelor AVØID prin materiale foto/video;
• respectarea obligațiilor legale aplicabile;
• apărarea drepturilor și intereselor legitime ale societății.

Datele nu sunt vândute, închiriate sau cedate către terți în scopuri comerciale.

4. Temeiul juridic al prelucrării

Prelucrarea datelor se realizează, după caz, în baza următoarelor temeiuri juridice:

• consimțământul persoanei vizate, atunci când completați un formular și bifați acordul privind prelucrarea datelor;
• executarea unei solicitări precontractuale/contractuale, atunci când solicitați acces, rezervare, invitație sau participare la eveniment;
• obligația legală, atunci când legea impune păstrarea anumitor informații;
• interesul legitim al operatorului, pentru organizarea evenimentului, gestionarea accesului, securitatea participanților, soluționarea solicitărilor și promovarea rezonabilă a evenimentelor prin imagini de atmosferă.

În cazul comunicărilor comerciale viitoare, precum newslettere sau invitații la alte evenimente, acestea vor fi transmise numai dacă v-ați exprimat consimțământul în acest sens sau dacă există un alt temei legal aplicabil.

5. Cui putem transmite datele

Pentru organizarea evenimentelor și funcționarea website-ului, anumite date pot fi transmise către:

• LiveTickets -- pentru emiterea invitațiilor/biletelor și gestionarea accesului;
• Resend -- pentru transmiterea mesajelor de confirmare prin e-mail;
• furnizori de găzduire web, servicii IT și mentenanță website;
• furnizori de servicii de securitate, acces sau verificare la intrare;
• fotografi, videografi sau furnizori media implicați în documentarea evenimentului;
• consultanți juridici, contabili sau fiscali, dacă este necesar;
• autorități publice, dacă există o obligație legală.

Partenerii și furnizorii care prelucrează date în numele nostru vor utiliza datele numai conform instrucțiunilor DFM EXCLUSIVE SOUND S.R.L. și numai pentru scopurile pentru care au fost transmise.

6. Transferuri în afara Uniunii Europene

În principiu, datele sunt prelucrate în Uniunea Europeană sau Spațiul Economic European.

În cazul în care unii furnizori IT, platforme de e-mail, hosting, analiză sau servicii digitale prelucrează date în afara Uniunii Europene, transferul se va realiza numai cu respectarea garanțiilor prevăzute de GDPR, cum ar fi clauzele contractuale standard sau alte mecanisme legale aplicabile.

7. Perioada de stocare

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate.

În mod obișnuit:

• datele privind guestlist-ul și rezervările sunt păstrate pentru maximum 12 luni de la data evenimentului;
• datele aferente comunicărilor prin e-mail se păstrează atât timp cât este necesar pentru soluționarea solicitării;
• documentele financiar-contabile se păstrează conform termenelor prevăzute de legislația fiscal-contabilă;
• imaginile foto/video pot fi păstrate pe durata existenței materialelor de promovare, cu respectarea drepturilor persoanelor vizate;
• datele colectate prin cookies se păstrează conform Politicii de Cookies.

După expirarea perioadelor aplicabile, datele vor fi șterse, anonimizate sau arhivate, după caz.

8. Fotografierea și filmarea în cadrul evenimentelor

În cadrul evenimentelor AVØID pot fi realizate fotografii și înregistrări video în scopuri de promovare, comunicare publică, arhivare și prezentare a atmosferei evenimentului.

Materialele foto/video pot fi publicate pe:

• website-ul avoidevents.ro;
• paginile de social media AVØID;
• materiale promoționale digitale;
• campanii de promovare pentru evenimente viitoare.

Participarea la eveniment presupune posibilitatea ca imaginea participanților să fie surprinsă incidental în fotografii sau filmări de ansamblu.

În cazul în care o persoană nu dorește să apară în materiale foto/video identificabile, aceasta poate informa organizatorul la adresa contact@avoidevents.ro sau personalul de la eveniment, în măsura posibilului.

Dacă ulterior publicării considerați că un material vă afectează drepturile sau interesele legitime, puteți solicita analizarea, eliminarea sau restricționarea utilizării imaginii, prin transmiterea unei cereri la contact@avoidevents.ro.

9. Drepturile persoanelor vizate

În conformitate cu GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

• dreptul de acces la datele personale;
• dreptul la rectificarea datelor inexacte;
• dreptul la ștergerea datelor;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul de opoziție;
• dreptul de retragere a consimțământului, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată;
• dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți contacta la:

contact@avoidevents.ro

Vom răspunde solicitărilor în termenul prevăzut de legislația aplicabilă.

10. Securitatea datelor

DFM EXCLUSIVE SOUND S.R.L. aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor personale împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării sau distrugerii accidentale.

Printre măsurile utilizate se pot regăsi:

• acces restricționat la date;
• parole și conturi individuale;
• limitarea accesului doar la persoanele implicate în organizarea evenimentului;
• utilizarea unor furnizori tehnici care aplică măsuri de securitate;
• monitorizarea și actualizarea periodică a măsurilor tehnice.

11. Datele minorilor

Evenimentele AVØID se adresează, de regulă, persoanelor majore. Nu colectăm în mod intenționat date ale minorilor prin formularele de pe website.

În cazul în care constatăm că au fost transmise date ale unui minor fără un temei legal valabil, acestea vor fi șterse într-un termen rezonabil.

12. Decizii automate și profilare

DFM EXCLUSIVE SOUND S.R.L. nu utilizează procese decizionale automate care să producă efecte juridice asupra persoanelor vizate.

În anumite situații, solicitările de acces sau rezervare pot fi analizate manual, în funcție de capacitatea evenimentului, disponibilitatea locurilor, politica de acces sau criteriile organizatorice aplicabile.

13. Modificarea politicii

Prezenta Politică de confidențialitate poate fi actualizată periodic.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website-ul avoidevents.ro, împreună cu data ultimei actualizări.